Passgenau statt „fast“: Warum maßgeschneiderte Lösungen kein Luxus sind

Oder: Warum wir uns eine neue Veranstaltungs-Software „gönnen“

Kennen Sie das? Sie probieren einen Blazer oder ein Sakko von der Stange an und es passt. Fast. Die Ärmel sind einen Hauch zu lang, an den Schultern spannt es ein wenig, aber im Großen und Ganzen geht es. Sie kaufen das Teil. Und dann tragen Sie es: im Meeting, auf dem Kongress, beim Abendessen mit Kolleg:innen. Und den ganzen Tag über zupfen Sie am Ärmel und ziehen die Schultern zurecht. Niemand sonst bemerkt es, aber Sie spüren es ununterbrochen.

Mit Werkzeugen, Formaten und Prozessen im Berufsalltag verhält es sich erstaunlich ähnlich. Vieles passt fast. Doch genau dieses „fast“ kostet mehr, als man zunächst denkt: Komfort, Bequemlichkeit und Nerven.

Der unsichtbare Preis von „passt schon“

Standardlösungen haben ihren Reiz: Sie sind sofort verfügbar, erprobt und scheinbar günstig. Für viele Zwecke sind sie völlig in Ordnung. Problematisch wird es dort, wo die eigenen Anforderungen nicht dem Durchschnitt entsprechen. Dort, wo die eigene Spezialisierung beginnt. Also genau da, wo es spannend wird.

Dann beginnt das, was man auf Neudeutsch liebevoll „Workaround“ nennt: die Excel-Liste neben dem eigentlichen System, die Notiz auf dem Post-it, weil das Feld im Formular fehlt, oder die E-Mail-Kette, die eine Information weiterträgt, für die es keinen vorgesehenen Ort gibt und die der Büroversion von „Stille Post“ gleicht. Jeder einzelne Umweg wirkt harmlos. Doch er bindet Zeit und Aufmerksamkeit und kostet nicht zuletzt Nerven. Die Energie, die in das Umschiffen von Unpassendem fließt, fehlt am Ende dort, wo sie eigentlich gebraucht wird: bei der Sache selbst. Und natürlich birgt jeder Workaround ein Risiko, dass wichtige Informationen verloren gehen oder verfälscht werden. Stille Post halt.

Maßgeschneidert heißt nicht „mit Goldknöpfen“

Das Wort „maßgeschneidert“ weckt schnell Assoziationen mit Exklusivität und hohe Kosten, an etwas, das man sich „gönnt“, wenn das Budget es hergibt. Dabei ist es im Kern etwas sehr Nüchternes, was Sie von der SDMED schon häufig gehört haben: Eine Lösung wird immer vom Ziel her gedacht – nicht vom vorhandenen Angebot.

Genau das macht Maßarbeit so wirkungsvoll. Sie ist zielführend, weil sie konsequent auf das ausgerichtet ist, was am Ende erreicht werden soll. Sie ist effektiv, weil nichts Überflüssiges mitgeschleppt wird und nichts Wesentliches fehlt. Und sie ist nervenschonend, weil sie im Alltag schlicht funktioniert, ohne dass man ständig nachdenken oder nachjustieren muss. So betrachtet ist Maßarbeit oft sogar die wirtschaftlichere Wahl, denn sie vermeidet all die kleinen Reibungsverluste, die sich bei Lösungen „von der Stange“ über die Zeit summieren.

Kein Projekt gleicht dem anderen

Wer in Medical Affairs oder im Pharmamarketing arbeitet, kennt das aus eigener Erfahrung. Ein Advisory Board mit acht Expert:innen zu einer hochspezialisierten onkologischen Fragestellung folgt ganz anderen Regeln als eine hybride Fortbildungsveranstaltung für mehrere hundert Ärzt:innen. Ein Workshop zur Entwicklung einer Kommunikationsstrategie braucht eine andere Dramaturgie als ein wissenschaftlicher Austausch, bei dem Daten kritisch diskutiert werden sollen.

Selbst zwei Advisory Boards zum selben Indikationsgebiet können völlig unterschiedlich aussehen, je nachdem, welche Fragen beantwortet werden sollen, wer am Tisch sitzt und was mit den Ergebnissen anschließend passiert. Die entscheidende Frage lautet deshalb nie „Welches Format haben wir im Regal?“, sondern immer: „Was soll am Ende herauskommen, und was braucht es dafür?“

Das ist eine Haltung, die sich durch alles zieht, wenn man sie einmal eingenommen hat: durch die Auswahl der Methoden, die Gestaltung der Agenda, die Art der Moderation und die Aufbereitung der Ergebnisse. Maßarbeit beginnt beim Zuhören und hört beim Nachbereiten nicht auf.

Wenn wir selbst Kundin sind

Der Anspruch, den wir an unsere Kundenprojekte legen und dort auch vertreten, gilt natürlich auch für uns selbst. „Maßgeschneidert oder von der Stange“ war für unsere interne Software, in der unsere Projekte geplant, organisiert und begleitet werden, daher nie eine Frage. Auch nicht, als es jetzt darum ging, eben diese Software zu erneuern.

Standardlösungen gibt es viele, und manche sind richtig gut. Aber unsere Arbeitsweise, unser Miteinander und unsere Projekte hätten wir irgendwie in vorgegebene Schablonen pressen müssen. Die Ärmel wären zu lang gewesen und, ja, an den Schultern hätte es gespannt.

Also lassen wir eine Software mit eigener Datenbank schreiben, die auf unsere Leistungstiefe zugeschnitten ist. Die Anforderungen dafür haben wir nicht aus Feature-Listen ausgewählt, sondern aus unserem Arbeitsalltag abgeleitet. Die Software soll Menschen, Ressourcen und Leistungen zusammenbringen, Transparenz über Projekte hinweg schaffen und das Projektmanagement spürbar erleichtern. Sie soll die ganze Bandbreite unserer Projekte abbilden können, vom kleinen Expert:innenkreis bis zur großen Fortbildungsveranstaltung. Sie soll eine verlässliche Begleiterin sein, vor, während und nach jedem Projekt.

Und sie soll mitwachsen können. Was ein weiterer Vorteil von Maßarbeit ist, der sich erst mit der Zeit zeigt. Denn Anforderungen verändern sich. Neue Formate entstehen, Rahmenbedingungen verschieben sich, und was heute ein Randthema ist, kann morgen zum Kern werden. Eine Lösung, die von Anfang an auf Erweiterbarkeit ausgelegt ist, kann diese Entwicklungen mitgehen, statt nach wenigen Jahren ersetzt werden zu müssen. Flexibel, modern und zukunftssicher sind in diesem Sinne keine Schlagworte, sondern Voraussetzungen dafür, dass eine Investition langfristig trägt.

Umgesetzt wird das Ganze mit unserem langjährigen Partner eventumpharma. Auch das ist ein Aspekt von Maßarbeit, der gern unterschätzt wird: Wer einander kennt, muss nicht bei null anfangen. Vertrauen und gemeinsame Erfahrung sparen Erklärungen, Missverständnisse und Umwege.

Werden Sie den Wechsel bemerken?

Ehrlich gesagt: vermutlich nicht. Aber wir. Weil wir die kleinen Stellen gespürt haben, an denen es gezwickt hat und an denen wir nachjustieren mussten. So ist das halt, wenn es nicht (mehr) ganz passt: Außer einem selbst merkt es keiner. Genau an diesen Stellen setzen wir mit der Software an. Auch wenn Sie die meisten Verbesserungen also wohl nicht sehen werden, spüren werden Sie sie trotzdem:

Es bleibt noch mehr Zeit für das Wesentliche. Je weniger Handgriffe ein Unternehmen im Inneren braucht, desto mehr Aufmerksamkeit bleibt für das, worum es eigentlich geht: Inhalte, Konzepte und den Austausch mit Ihnen.

Die Zusammenarbeit wird noch einfacher, weil moderne Tools die Abwicklung der Projekte glatter und Abstimmungen schlanker machen.

Datenschutz und Sicherheit können freier mitwachsen. Der sorgsame Umgang mit Daten ist nicht nur im Gesundheitswesen selbstverständlich. Die Anforderungen daran entwickeln sich jedoch stetig weiter. Mit der neuen Lösung sind wir dafür noch zukunftsfähiger aufgestellt.

Wir werden im Projektmanagement noch konsequenter digital. Papierarme Projekte sind bei uns nicht neu. Mit der neuen Software gehen wir diesen Weg nun noch ein Stück weiter.

Das beste Werkzeug ist das, das man nicht bemerkt

Unabhängig davon, dass Sie wohl nicht viel vom Wechsel mitbekommen werden, ist genau dies auch für uns eine wichtige Anforderung an die neue Software: Sie soll möglichst wenig auffallen. Sie ist Mittel zum Zweck und soll durch einfachste Handhabung unterstützen, ohne selbst in den Mittelpunkt zu rücken.

Auch das ist eine Haltung und gilt weit über Software hinaus. Eine gute Moderation erkennt man daran, dass die Diskussion fließt und niemand über die Moderation spricht. Eine gut geplante Veranstaltung erkennt man daran, dass sich alle auf die Inhalte konzentrieren können, statt nach dem richtigen Raum zu suchen. Und ein gut passendes Kleidungsstück erkennt man daran, dass man es den ganzen Tag über nicht spürt und seinen Sitz nicht korrigieren muss.

Ja, Maßarbeit ist eine Haltung

Am Ende ist „maßgeschneidert“ eben kein Luxus und kein „gönn dir!“ – es ist eine Frage der Einstellung, eine Lebensphilosophie und der Erfahrung, was am Ende weniger „kostet“. Maßgeschneidert bedeutet in allererster Linie: genau hinsehen, nachfragen, zuhören und dann eine Lösung entwickeln, die zum Ziel passt – und nicht umgekehrt. Das ist aufwendiger als der Griff ins Regal. Aber es ist der Weg, auf dem Dinge nicht nur irgendwie, sondern richtig gut funktionieren. Weil das Ärmel-Gezupfe auf Dauer lästig und unangenehm ist.

Sie haben Fragen zu diesem Thema oder ein konkretes Projekt, für das Sie eine passgenaue Lösung suchen? Dann sprechen Sie uns gerne an. Wir freuen uns auf den Austausch.