Was muss eine Jahresauftaktveranstaltung in der Pharma eigentlich leisten?
Wann ist eine Jahresauftaktveranstaltung geglückt? Natürlich sollte die Technik funktioniert haben. Die Location sollte gepasst haben, die Agenda nicht aus dem Ruder gelaufen sein und idealerweise erinnern sich die Teilnehmenden auch gerne an den gemeinsamen Abend.
Entscheidend ist jedoch, was ein Jahresauftakt für das Jahr bewirkt: Sind die strategischen Prioritäten klar – und zwar nicht nur auf Führungsebene? Haben alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis der Ziele und worauf es in den nächsten zwölf Monaten ankommt? Weiß jede und jeder Einzelne, welchen Beitrag die eigene Rolle dazu leistet? Und verlassen die Teilnehmenden den Raum als Teil eines großen Ganzen – oder nur mit einer Foliensammlung und Fragen im Kopf?
Gerade in der Pharmaindustrie ist die Jahresauftaktveranstaltung anspruchsvoll. Denn hier treffen nicht nur Menschen aufeinander, sondern auch unterschiedliche Perspektiven, Verantwortlichkeiten und Arbeitsrealitäten.
Die Strategie muss vereinen und mitziehen
Strategische Entscheidungen entstehen in der Geschäftsleitung, in Strategiemeetings, in Abstimmungen zwischen einzelnen Bereichen. Im Alltag umgesetzt werden sie jedoch von deutlich mehr Menschen, als an ihrer Entwicklung beteiligt waren.
Die Jahresauftaktveranstaltung ist genau der Moment, in dem aus den Entscheidungen weniger die gemeinsame Sache des ganzen Unternehmens wird. Medical Affairs, Marketing, Market Access, Außendienst und Innendienst sitzen in einem Raum – mit sehr unterschiedlichen Blickwinkeln, Prioritäten und Fragen im Kopf – und manchmal auch sehr unterschiedlichen Sorgen und Nöten.
Für die einen ist die Strategie das Ergebnis lang durchdachter Priorisierung. Die anderen hören zum ersten Mal davon. Um alle im Raum mitzunehmen, muss mehr passieren, als die Strategie zu präsentieren und ein schönes Rahmenprogramm bereitzustellen. Die Fragen im Raum müssen beantwortet werden: Woher kommt diese Priorisierung? Warum wurde so entschieden und nicht anders? Was bedeutet sie für meine Region, mein Produkt, meinen Arbeitsalltag ab kommender Woche?
Wo diese Übersetzung gelingt, entsteht ein gemeinsames Verstehen. Und dadurch auch die Bereitschaft, die eigene Arbeit an diesem Ziel auszurichten. Weil man seine Bedeutung verinnerlicht hat.
Von der Agenda zur Dramaturgie
Um diesen hohen Ansprüchen gerecht zu werden, genügt selten eine schlichte Abfolge von Präsentationen – so gut sie auch sein mögen. Ob ein gemeinsames Verständnis oder gar gemeinsames Handeln entsteht, fußt auf Fragen, wie:
- Was soll im Lauf der Jahresauftaktveranstaltung in den Köpfen passieren?
- Haben alle dasselbe Bild von der Ausgangslage?
- Wo braucht es Information? Wo Diskussion?
- Wo muss aus „ich“ und „die anderen“ ein „wir“ werden?
- An welcher Stelle müssen unterschiedliche Perspektiven zusammenkommen?
- Welche Fragen sollten in kleineren Gruppen bearbeitet werden?
- Und was sollen die Teilnehmenden am Ende nicht nur wissen, sondern auch mittragen?
Werden all diese Fragen mitgedacht, wird aus einer Agenda …
… eine Dramaturgie. Und aus der Jahresauftaktveranstaltung wird mehr als ein „Informations- oder Motivationsevent“: Sie synchronisiert Strategie, Kommunikation, medizinische und kommerzielle Aktivitäten sowie das Timing – und das Mindset der Mitarbeiter:innen.
Die einzelnen Formate – Präsentation, Diskussion, Workshop oder Gruppenarbeit – sind kein Selbstzweck. Sie erfüllen jeweils eine Funktion auf dem Weg zu einem konkreten Ergebnis.
Herz und Hirn – beides muss mit
Damit Strategie zur „inneren Linie“ wird, muss sie verstanden werden. Die Hirn-Ebene. Und damit sie trägt, muss sie zusätzlich bewegen. Für das Herz. Beides gelingt selten über Zahlen und Fakten allein.
Das Hirn braucht Methoden: Interaktive Tools, Abstimmungen, Quiz-Elemente oder Gamification holen die Teilnehmenden aus der passiven Zuhörerrolle. Wer selbst einschätzt, entscheidet oder ausprobiert, behält Inhalte nachweislich besser – und merkt zugleich, wo das eigene Bild vom Gesamtbild abweicht. Genau diese Momente sind wertvoll, weil sie Diskussionen auslösen, die sonst gar nicht erst entstünden. Richtig eingesetzt, sprechen bereits diese Tools Hirn und Herz an. Doch das Herz braucht mehr:
Wer die Ausgangslage, die Marktentwicklung und die zukünftigen Ziele des Unternehmens in einer Story verpackt, der gibt nüchternen Zahlen eine Zusammenhang, einen Halt und einen Anker, der sich setzen kann: Wo kommen wir her, wo stehen wir, wo wollen wir hin und was wird uns auf diesem Weg an Herausforderungen begegnen? Und welche Rolle spielt jede und jeder Einzelne dabei? Geschichten verbinden Zahlen und Fakten mit dem Leben und dem Alltag der Menschen. Sie wecken Emotionen und motivieren, weil sie erlebbar machen, worum es geht. Die richtige Story gibt Bedeutung und Relevanz.
Inhalt, Didaktik und Organisation gehören zusammen
Bei aller strategischen und inhaltlichen Bedeutung bleibt der Jahresauftakt auch ein Event. Location, Teilnehmermanagement, Reisen, Technik, Präsentationen, Breakout-Räume, Zeitplanung, Referent:innen, Abendveranstaltung und viele weitere Details müssen ineinandergreifen. Je größer die Veranstaltung, desto komplexer wird diese Aufgabe.
Entscheidend ist deshalb, die organisatorische Ebene von Beginn an mit der inhaltlichen Konzeption zu verbinden. Denn ein Workshop mit acht parallelen Gruppen stellt andere Anforderungen an Räume und Technik als eine Plenumsdiskussion. Eine Session, in der gemeinsam eine Jahres-Roadmap entsteht, benötigt ein anderes Setting als ein Strategievortrag. Und wer die inhaltliche Funktion eines Programmpunktes versteht, kann auch die organisatorischen Anforderungen entsprechend planen.
Dazu gehört auch die visuelle Ebene: Grafik, Layout und Slides. Dabei geht es nicht in erster Linie um ein visuelles Konzept, das den roten Faden durch die gesamte Veranstaltung und alle Vorträge hindurch verbindet. Es geht vor allem darum, Zusammenhänge sichtbar und Inhalte leicht erfassbar zu machen. Und sorgt dafür, dass die zentralen Botschaften auch nach der dritten Kaffeepause noch als solche erkennbar sind.
Inhalt, Dramaturgie, Gestaltung und Eventmanagement sind keine voneinander getrennten Disziplinen. Sie greifen ineinander.
Und was passiert am Tag nach der Jahresauftaktveranstaltung?
Gerade in Pharmaunternehmen mit ihren unterschiedlichen Funktionen und Abhängigkeiten ist das vielleicht die wichtigste Frage überhaupt. Nach ein, zwei, vielleicht sogar drei intensiven Tagen fahren alle nach Hause. Der Alltag beginnt wieder. E-Mails warten, Projekte laufen weiter, der nächste Kongress rückt näher.
Was bleibt vom Jahresauftakt?
Ein gemeinsames Verständnis trägt die ersten Tage, vielleicht auch Wochen, reicht allein jedoch auf Dauer meist nicht. Ergebnisse müssen dokumentiert, Entscheidungen festgehalten und in die nächsten Schritte übersetzt werden. Aus strategischen Prioritäten werden Maßnahmen, aus Maßnahmen Verantwortlichkeiten und aus Verantwortlichkeiten idealerweise konkrete nächste Schritte und Meilensteine.
Haben Sie die Ausgabe 42 der im Dialog gelesen? Bei einer Jahresauftaktveranstaltung ist es ganz ähnlich, wie dort für den Launch beschrieben: Eine gute Konzeption endet nicht beim letzten Programmpunkt. Weder bei einer Launch- noch bei einer Jahresauftaktveranstaltung.
Der Blick sollte von Anfang an über den „Missionsstart“ (siehe im Dialog 42) hinausgehen: Welche Ergebnisse müssen weiterbearbeitet werden? Welche Schritte müssen jetzt durch wen erfolgen? Und was muss anschließend kommuniziert werden? Gerade dieser letzte Punkt wird manchmal unterschätzt: Die Ergebnisse einer Jahresauftaktveranstaltung müssen in eine interne Kommunikations- und Aktivierungsstrecke für die folgenden Wochen und Monate übersetzt werden. Denn Alignment entsteht zwar auf der Veranstaltung – wirksam wird es jedoch erst in der Umsetzung danach.
Und häufig endet es nicht bei einer einzelnen Veranstaltung: Einführungstagungen für den Außendienst, Quartalstagungen oder unterjährige Strategiemeetings greifen die Ergebnisse auf, schärfen sie nach und passen sie an. Wer den Jahresauftakt als Startpunkt einer Reihe denkt und nicht als Einzeltermin, gewinnt Konsistenz über das ganze Jahr.
Fazit: Organisieren ist wichtig. Orchestrieren ist entscheidend.
Eine gute Jahresauftaktveranstaltung bringt viele Dinge gleichzeitig zusammen: Unternehmensstrategie und operative Realität. Unterschiedliche Funktionen und Perspektiven. Wissenschaftliche, regulatorische und kommerzielle Meilensteine. Information und Interaktion. Inhalt und Erlebnis.
Das alles professionell unter einen Hut zu bringen, ist schon anspruchsvoll. Die eigentliche Kunst besteht jedoch darin, daraus ein gemeinsames Ganzes zu machen, das die Organisation durch das kommende Jahr trägt.
Wenn Inhalte, Dramaturgie, Gestaltung, Veranstaltungsmanagement und Nachbereitung ineinandergreifen, entsteht mehr als eine gelungene Jahresauftaktveranstaltung. Es entsteht ein Arbeitsraum, in dem ein Unternehmen sein gemeinsames Jahr ausrichtet.
Sie planen eine Jahresauftaktveranstaltung und möchten Konzeption, Didaktik, Moderation und Organisation sinnvoll miteinander verzahnen? Die SDMED unterstützt Sie dabei – mit einzelnen Leistungen ebenso wie mit dem Gesamtpaket. Sprechen Sie uns gerne an.
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