Fortbildungen für nicht-ärztliche Zielgruppen

Fortbildungen für nicht-ärztliche Zielgruppen

Lebenslanges Lernen wird in immer mehr Berufszweigen wichtig. Da die Medizin sich stetig und rasant weiterentwickelt, gehörte es in medizinischen Berufen schon immer dazu. Therapien, Diagnostiken, Medikamente, Methoden, sogar Erkrankungen – in der Medizin gibt es keinen Stillstand, täglich kommen neue Erkenntnisse hinzu. Eine kontinuierliche Fortbildung ist für Ärzt:innen daher unabdingbar, damit Patient:innen optimal versorgt werden können. Was oft aus dem Blick gerät: Der Besuch von Fortbildungen ist nicht nur für Ärztinnen und Ärzte essenziell, sondern für alle im medizinischen und therapeutischen Bereich tätige Berufsgruppen.

Medizinische Fortbildungen für nicht-ärztliche Zielgruppen bei der SDMED

Die SDMED steht seit fast 40 Jahren für eine professionelle Kommunikation im Gesundheitsmarkt. Fortbildungen für Ärzt:innen gehören dabei ebenso in unser Repertoire, wie die für nicht-ärztliche Zielgruppen. Nicht nur inhaltlich, sondern auch technisch und organisatorisch bieten wir alles aus einer Hand. Im März 2024 durften wir erneut ein großes Symposium mit über 700 Teilnehmer:innen aus dem Bereich der Geburtshilfe betreuen.

Aber was steckt organisatorisch eigentlich alles hinter so einer Veranstaltung? Und welche dieser Aufgaben übernimmt die SDMED? Spoiler: Wenn gewünscht, übernehmen wir in diesem Beispiel das gesamte Paket.

Wie unterscheiden sich Fortbildungen für Ärzt:innen von denen für nicht-ärztliche Zielgruppen?

Bis auf die Tatsache, dass Fortbildungen für nicht-ärztliche Zielgruppen meist sehr viel größer ausfallen als die fachärztlichen, bleiben die logistischen Herausforderungen unabhängig von der Zielgruppe vergleichbar. Im inhaltlichen Bereich gibt es jedoch teils deutliche Unterschiede, die sich durchaus bis in die Organisation hineinziehen können. Fortbildungen für nicht-ärztliche Zielgruppen sollten neben spezifischen beruflichen auch sehr lebenspraktische Fragestellungen berücksichtigen. MFAs, Nurses, Hebammen und Geburtspfleger sowie Angehörige weiterer therapeutischer und präventiver Gesundheitsfachberufe arbeiten häufig mit einem viel engeren Kontakt zu den Patient:innen als Ärztinnen und Ärzte. Das macht diese Berufsgruppen zu einer wichtigen Begleitung und Anlaufstelle für eine Vielzahl an Fragen rund um Erkrankungen, Vorsorge, sowie Gesundheits- und Alltags-Tipps. Dadurch ergeben sich auch außerhalb der medikamentösen und therapeutischen Versorgung relevante Themen für eine qualifizierte Beratung und Betreuung – und damit auch für eine Fortbildung. Dazu zählen zum Beispiel Ernährung, der konkrete Umgang mit Nebenwirkungen, Lifestyleänderungen, aber auch Hilfestellung bei Ängsten und Sorgen. Bei Fortbildungen für nicht-ärztliche Zielgruppen sollten eben diese Aspekte stärker adressiert werden, um praxisrelevante Inhalte vermitteln zu können.

Ein weiterer Unterschied, den wir immer wieder beobachten: Nicht-ärztliche Zielgruppen sind für begleitende Industrie-Ausstellungen von Sponsor:innen einer Veranstaltung offener als Mediziner:innen. Da sie im Berufsalltag weniger im Fokus von Informations-Kampagnen stehen, nutzen sie die Angebote auf den Symposien und Fortbildungen intensiver, um sich zu informieren und mit den Aussteller:innen ins Gespräch zu kommen.

Welche konkreten Ziele verfolgen Fortbildungen für nicht-ärztliche Zielgruppen?

Zunächst geht es natürlich wie bei jeder anderen Fortbildung auch um das Vermitteln von Wissen und Fähigkeiten. Bei der SDMED ist es uns darüber hinaus besonders wichtig, für diese wichtigen Ansprechpartner:innen einen Raum für den geschützten Austausch zu praxisrelevanten Fragestellungen zu bieten. So gewinnen sie neben praxisrelevantem Wissen auch mehr Sicherheit und eine Stärkung für eine partnerschaftlicher Beziehung zu Patient:innen und Ärzt:innen.

Daneben legen wir natürlich auch Wert darauf, einen direkten Austausch mit den Sponsor:innen der Fortbildungen zu gewährleisten. Dafür achten wir im Detail darauf, dass Fortbildungskonzept und Sponsoringkonzept so aufeinander abgestimmt sind, dass alle Beteiligten vollumfänglich profitieren.

Kongressorganisation à la SDMED

Meist kümmert sich das Team Veranstaltungsmanagement der SDMED im Namen unserer Auftraggeber um ein Hotel, die notwendige Veranstaltungstechnik, Bewirtung, Übernachtung und Reisen der Teilnehmer:innen. Bei vielen Veranstaltungen, zu denen auch das im März 2024 durchgeführte Symposium zur Fortbildung einer nicht-ärztlichen Zielgruppe gehörte, gibt es jedoch weit mehr im Blick zu behalten. Darunter zum Beispiel die Ansprache von und Abstimmung mit Sponsor:innen, die Organisation der entsprechenden Ausstellungsfläche sowie die Abwicklung der Teilnahmegebühren. Im Vergleich zu den meisten fachärztlichen Fortbildungen, waren auch die Dimensionen beeindruckend:

• mehr als 700 Teilnehmer:innen
• über 50 unterstützende Sponsor:innen
• fast 300 Quadratmeter gebuchte Ausstellungsfläche
• 750 gepackte Kongresstaschen
• mehr als 830 geschmierte Schnittchen

Was im Detail hinter der Organisation von Fortbildungen für Ärzt:innen und nicht-ärztliche Zielgruppen für das Veranstaltungsmanagement steckt, liest sich jedoch noch einmal anders:

Die ersten Schritte

Eintritts- und Sponsoringpreise müssen festgelegt, ein Mediaplan aufgestellt (wo und wann werden Anzeigen geschaltet), alle Termine geplant und immer im Blick behalten werden. Angebote müssen erstellt und gegebenenfalls auch angefordert werden (Location, Catering, Technik). Eine Homepage inkl. Anmelde-Option muss aufgesetzt und ab dann kontinuierlich gepflegt und betreut werden (neu hinzukommende Sponsor:innen, Anmeldungen, eingehende Fragen). Parallel dazu wird die Grafik ins Boot geholt, denn natürlich müssen Banner, Anzeigen, Homepage, Flyer, Social-Media-Beiträge und Co gestaltet werden. Und außerdem muss das Teilnehmermanagementtool aufgesetzt werden, das Funktionen zur Planung, Registrierung, Verfolgung und Verwaltung von Teilnehmerinformationen und -aktivitäten bietet, um den Prozess der Veranstaltungsorganisation zu vereinfachen und zu zentralisieren. Daneben werden auch die Referent:innen betreut: Verträge, Honorarabrechnungen und die Vorträge müssen abgestimmt und fristgerecht eingeholt werden.

Die weiteren To-dos vor einer gesponserten Fortbildung für nicht-ärztliche Zielgruppen

Vom Veranstalter über die Referent:innen, Teilnehmer:innen und Sponsor:innen bis hin zu dem Team hinter den Kulissen (Getränke, Catering, Helfer/Hostessen, Technik, Sanitäter:innen, etc.) müssen alle Beteiligten und ihre jeweiligen Bedarfe im Blick behalten werden. Das erfordert einen engmaschigen Informationsaustausch, ein gutes Zeitmanagement und natürlich auch das Management aller rechtlichen und regulatorischen Aspekte.

Um nichts zu übersehen, geht das Team der SDMED Veranstaltungen Schritt für Schritt durch. Immer wieder und immer noch. Trotz aller Erfahrung ist dies eine der besten Methoden, um Ecken und Kanten zu identifizieren: Wie viele Personen werden benötigt, um Kongress-Taschen zu packen, am Einlass zu helfen, Schnittchen zu schmieren, Gläser/Tassen/Flaschen einzusammeln? Wer kümmert sich um technische Probleme? Wer hat einen Blick auf Fluchtwege während der Veranstaltung? Sind für die Aussteller:innen genug Tische, Stühle, Stellwände vorhanden? Ist die Stromversorgung zu den einzelnen Ständen geregelt? Sind die Aussteller:innen über die Maße von Türen und Aufzügen informiert? Wo können sie für den Aufbau parken? Ist genug Platz vorhanden oder müssen hier eventuell Zeitslots zugewiesen werden? Gibt es genug Rollwägen für den Transport? Es sind unendlich viele vermeintlich kleine Dinge, die den Erfolg einer Veranstaltung mitbestimmen.

Nach der Veranstaltung

Mit dem erfolgreichen Abschluss einer Fortbildung für ärztliche oder nicht-ärztliche Zielgruppen endet die Arbeit für das Veranstaltungsmanagement der SDMED noch lange nicht. Die Zertifikate müssen versendet, die Schlussrechnung erstellt werden. Besonders wichtig: Alle Teilnehmer:innen, aber auch von Sponsor:innen und weiteren Beteiligten, werden um ein Feedback zu Veranstaltung gebeten – das natürlich ausgewertet und aufbereitet werden muss. Nicht nur als Stimmungsbild für die Veranstalter:innen, sondern auch für die SDMED selbst: Was können wir noch besser machen? Von was wünschen sich die Teilnehmer:innen und die Sponsor:innen beim nächsten Mal mehr? Von was weniger? Welche Themen brennen ihnen besonders unter den Fingernägeln?

Ganz am Ende der Checkliste unserer Veranstaltungsmanager:innen steht eine Dankes-Mail an Referent:innen und Sponsor:innen mit Impressionen und einem „Save the date“ für das kommende Jahr. Denn im konkreten Beispiel wollen über 95 Prozent der Sponsor:innen wiederkommen!

Haben wir nicht etwas vergessen? Was ist während der Veranstaltung?

Da läuft’s! Durch die intensive Vorbereitung und eine hervorragende Planung sind wir bei der Veranstaltung selbst auf alle Eventualitäten vorbereitet. Alle Teams sind gut gebrieft und aufeinander eingestimmt, sodass das Inhaltliche im Fokus stehen kann. Das Veranstaltungsmanagement, die Teams im Hintergrund und die gesamte Logistik bleiben völlig unbemerkt. Es ist das Schicksal des Veranstaltungsmanagements, dass seine Beteiligung nur auffällt, wenn etwas schiefläuft. Darum sind die Veranstaltungsmanager:innen der SDMED so unbekannt. Und darum möchten auch wir ganz am Ende dieses Artikels ausdrücklich Danke sagen:

Britta Bornemann, Diana Haupt, Elisabeth Griesberg, Heike Vesen, Jenny Wolf, Jessica Gerhardt, Lena Marie Hirschfeld, Lotte Kutscher, Maike Franken, Max Smolnik, Regine Saguer, Sabine Ahrens, Sina Schröder – ihr seid super! Vielen Dank für Euren Einsatz und euer Talent, so unsichtbar zu sein!

Danke!